Depuis 2000 et la création d’1+1=3 Votre Assistante, des centaines de clients nous ont fait confiance. Des milliards d’appels ont été réceptionnés, des heures et des heures ont été gagnées grâce à nos secrétaires efficaces et souriantes! Pour autant, on ne se repose pas sur nos lauriers. On cherche en permanence à nous améliorer pour mieux vous servir. Comment fait-on pour durer depuis plus de 20 ans ? Aujourd’hui on ne va pas tout vous dévoiler. En revanche, on vous explique pourquoi nos clients disent “J’ai enfin un secrétariat qui m’écoute”.
L’écoute chez 1+1=3
Pour vous libérer du temps et alléger votre charge mentale, on s’assure de bien comprendre vos attentes. Pour commencer c’est Marie-Paule qui vous rencontre et vous écoute. Ensuite elle vous explique comment 1+1=3 Votre Assistante peut vous aider. Dans un deuxième temps, Stéphanie B, notre assistante commerciale recueille tous vos souhaits. Elle passe au peigne fin votre organisation afin de vous proposer ce qui vous soulagera le mieux. Une fois tous ces éléments recueillis, ils sont transmis à nos secrétaires pour la gestion de vos appels.
Certains de nos clients nous appellent chaque matin ou dans le courant de la journée pour un point. C’est l’occasion de peaufiner le planning et parfois aussi de partager quelques préoccupations ou simplement de commencer sa matinée avec un sourire au bout du fil! D’autres nous appellent juste en cas d’urgence ou de problèmes. Peu importe le sujet, nous sommes toujours là pour vous aider!
Aménagement de l’agenda selon vos souhaits
Selon votre préférence, nous créons votre agenda partagé ou nous prenons la main sur l’existant. Il se peut que vos attentes évoluent et dans ce cas votre agenda doit suivre! L’as de tous les plannings, c’est Céline, notre superviseuse. Comptez sur elle pour y voir clair dans le côté obscur des logiciels de gestion de votre précieux temps! Elle vous conseille pour trouver la façon la plus appropriée de procéder selon vos besoins et votre maîtrise de l’outil.
Par exemple, avec Tempora, pour les RDV en ligne, le déclenchement de l’ouverture des plages horaires disponibles est entièrement ajustable. Vous souhaitez ouvrir des créneaux à la réservation en ligne 24h ou 48h à l’avance? C’est possible! À l’inverse vous pouvez conserver ces rendez-vous uniquement pour les appels au secrétariat. Vous gardez le contrôle!
Evolution possible de l’outil selon les besoins
Notre expertise ne s’arrête pas à l’organisation des plages horaires! On vous en propose bien plus! Prenons le cas d’un patient pour qui il faut plus de temps pour une consultation. Une “étiquette” est placée directement sur la fiche qui s’ouvre lorsqu’il appelle. Ainsi,vos secrétaires lui attribuent le temps nécessaire sans vous déranger.
Autre situation, vous rencontrez un souci avec votre informatique. Ponctuellement les patients doivent venir avec leur ancienne ordonnance pour un renouvellement de traitement. Pas de problème, on renseigne cela dans “la machine”! Ainsi une case obligatoire à cocher pour enregistrer le RDV de renouvellement assure à la secrétaire la transmission de l’information. Dernier exemple, on utilise aussi cette case “obligatoire” chez les pédicure podologues. Sans renseigner la pointure de l’appelant pour un RDV de podologie, impossible de valider. Vous l’aurez compris, tout est modulable. Notre outil Tempora, nous permet réellement de s’adapter à toutes les éventualités. Les options sont nombreuses pour vous faciliter la vie au travail! La seule chose à faire est de nous le demander à moins que Stéphanie B ait déjà anticipé votre demande lors de son appel de suivi!
