La plus grande force d’1+1=3 Votre Assistante, c’est son équipe. C’est pourquoi chaque nouvelle arrivante vous est présentée!
Depuis Février, Caroline a rejoint les super secrétaires 1+1=3. Vous avez peut-être déjà entendu sa douce voix! Enjouée et motivée elle prend vos appels avec le sourire.
Partons à sa rencontre dans son interview où elle nous livre ses premières impressions sur notre secrétariat accueillant.
Bonjour Caroline. Pourquoi as-tu choisi 1+1=3 ?
Bonjour. Au cours de ma recherche d’emploi, j’ai eu l’occasion de discuter avec un médecin, client de 1+1=3 Votre Assistante. Ce Docteur m’a suggéré de me mettre en relation avec cette entreprise “très chaleureuse” au “management moderne”. De plus, elle m’a décrit Marie-Paule comme une très belle personne. Tout ça m’a incitée à me tourner vers 1+1=3. Ensuite j’ai eu plusieurs échanges téléphoniques avec Céline Héckly (responsable des ressources humaines). Au terme de ceux-là, on a défini ensemble l’organisation de mon arrivée. Pôle emploi, proposant une forme de stage, je suis venue une semaine pour découvrir le métier. J’ai suivi Céline Masson et Amélie dans leur quotidien professionnel. J’ai fait beaucoup d’observation. À la fin de cette semaine j’ai de nouveau échangé avec Céline H. qui m’a demandé si entre l’image que je me faisais du métier et ce que j’avais vu sur le terrain, j’étais toujours intéressée par le poste. Et j’ai décidé de continuer !
Comment s’est passée ton entrée dans l’entreprise ?
Ça s’est fait en 2 temps. Le premier jour de mon stage, Marie-Paule m’a fait visiter les locaux, et présenté l’équipe. Le mois suivant, j’ai poursuivi par une période de formation de 6 semaines.
Au niveau des documents, j’ai reçu le règlement intérieur de l’entreprise. J’ai aussi signé un écrit au sujet de la discrétion. Effectivement on a accès à des données sur les patients et les clients. Donc, pour la confidentialité, ce cadre est important. Après il y a aussi le livret d’accueil auquel je peux me référer pour différents sujets et savoir ce qu’il faut faire directement.
Enfin, j’ai reçu un classeur avec les indispensable pour démarrer mon travail. Des codes d’accès et des process. On m’a aussi montré le book de formation que je peux consulter sur mon ordinateur. J’ai commencé à le parcourir. Je vais regarder dedans avant de poser des questions.
Et ton intégration dans l’équipe ? Dirais-tu que tu as découvert un secrétariat accueillant?
Oui! Ça se passe très bien, tout le monde est très accueillant, très souriant. Quand j’ai une question, on me répond toujours gentiment. Amélie ma tutrice est très pédagogue. De plus elle sourit tout le temps! Elle est très positive. C’est très agréable de travailler avec elle. Puis prochainement je participerai à une soirée d’équipe où je suis impatiente d’aller! Je le vois comme une “session d’intégration” où je pourrai bien discuter avec chacune, hors du cadre de travail. L’importance de l’accueil et le fait de me sentir bien dès le début, c’est un gros plus quand on intègre une entreprise.
Peux-tu nous dire quelques mots concernant ta prise en main des logiciels?
Pour tout ce qui est technique, ce que j’ai apprécié c’est qu’on m’a montré les choses au fur et à mesure. On ne m’a pas tout montré en une fois. Cette progression m’aide à comprendre les consignes et à prendre de l’assurance. Tempora c’est assez fluide, facile à prendre en main on peut facilement l’adapter au client. Pour le moment, Doctolib,je trouve que c’est plus compliqué. Par exemple pour passer des notes au RDV. Pour les consignes permanentes aussi, j’ai tendance à aller sur Tempora car je trouve plus facilement ce dont j’ai besoin. Je progresse bien sûr mais je n’ai pas encore une fluidité optimale!
Est-ce que tu as déjà une routine de prise de poste?
Oui, j’aime arriver tôt le matin. D’abord je salue mes collègues ! Ensuite, j’allume mon PC comme ça je gagne du temps. Je vais remplir ma gourde*, j’ouvre mon classeur avec les mots de passe ainsi que les différentes pages nécessaires (Tessy, Tempora, Doctolib…). Je regarde les consignes, je fais mon test casque et c’est parti!
*Dans le cadre de sa démarche RSE, 1+1=3 Votre Assistante offre à chacune de ses secrétaire une gourde
Tu as vécu d’autres expériences professionnelles avant de nous rejoindre, est-ce que l’une d’entre elle t'a permis d’être rapidement à l’aise dans tes nouvelles fonctions ?
J’ai toujours aimé échanger avec les gens de manière générale. D’ailleurs c’est pour ça que j’ai exercé en tant que professeure d’économie. Ça m’aide dans ma fonction actuelle, même si les échanges avec les appelants sont assez courts. Effectivement, dans certaines demandes de RDV, il faut comprendre la personne. C’est-à-dire évaluer l’urgence et pour ça il faut poser des questions. Parfois certaines personnes annoncent leur demande urgente alors qu’il ne s’agit pas d’une urgence au regard des consignes du médecin.
Aujourd’hui pour moi le plus important à développer encore c’est l’évaluation de l’urgence.
Aurais-tu une anecdote vécue au secrétariat à nous partager ? Ou souhaites-tu ajouter quelque chose ?
Je n’ai pas encore d’anecdote à partager !
Par contre, je voudrais ajouter que j’ai découvert des collaboratrices qui, jour après jour, font de leur mieux et sont investies dans leur travail. C’est important de le noter. Pour les personnes qui voudraient exercer dans le télésecrétariat je leur recommande de venir ici car c’est un un secrétariat accueillant et chaleureux, où on prend le temps de nous former. Pour terminer je voudrais remercier toutes mes collègues que j’ai embêté au moins une fois avec mes questions!
