C’est indéniable, les logiciels d’agenda en ligne sont devenus indispensables à la gestion des emplois du temps de nos clients. Du format papier aux outils qu’on connaît aujourd’hui, c’est fou l’évolution qu’a connue l’entreprise depuis une vingtaine d’années ! Puisqu’avec un outil intelligent de gestion d’agenda en ligne le praticien peut facilement gérer son planning, un service de télésecrétariat est-il vraiment utile? Faisons le point ensemble.
Les logiciels d'emploi du temps en ligne utilisés chez 1+1=3
Nous utilisons le logiciel Tempora depuis nos débuts de la mise à disposition de la prise de rendez-vous en ligne. En effet, sa flexibilité de paramétrage nous donne une grande liberté d’action. Via la plateforme mon médecin.site, avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone, en quelques clics, le patient réserve le créneau de son choix. Cela fonctionne à n’importe quel moment de la journée du moment qu’il reste de la disponibilité. De plus, de nombreuses options pour personnaliser votre planning selon votre activité existent ainsi que des actions automatiques d’optimisation de vos journées de travail. Et depuis plusieurs années maintenant, pour vous laisser davantage de choix, nous travaillons aussi avec Doctolib.
Les limites des agendas en ligne
On aurait presque l’impression que ces agendas fonctionnent de manière autonome! Mais cela ne tient pas compte des imprévus ou des variations d’activité où l’intervention humaine reste nécessaire. Effectivement, tout va bien tant que les créneaux sont disponibles. En revanche, il peut arriver que le planning en ligne soit plein et qu’un patient doive malgré tout voir son médecin traitant. Dans ces cas-là seules les secrétaires peuvent estimer l’urgence et solliciter le praticien, selon ses consignes et ses exigences. En outre, lors d’annulations en série, le logiciel ne contacte pas automatiquement les patients disponibles pour éviter les trous dans votre agenda.
Une secrétaire l’alliée indispensable d’un outil intelligent de gestion d’agenda en ligne
En tant que médecin, la charge administrative à gérer est conséquente. Prenons l’exemple des bons de transports ou des bons de soins infirmiers. Chacun de ces documents équivaut à un appel téléphonique par le patient si la demande n’est pas réalisée en consultation.
Dans ce cas précis, l’agenda en ligne ne vous aide pas alors que la secrétaire si! Elle filtre les demandes et vous prévient via une messagerie interne. Vous prenez connaissance de ses messages au bon moment pour vous et assurez vos consultations plus sereinement. Autre exemple, en cas de nécessité de joindre rapidement un patient suite à votre réception de ses résultats d’examen.Votre secrétaire est là pour le faire et que vous puissiez poursuivre votre activité et que dans le même temps votre patient soit prévenu.
En conclusion, si un outil intelligent de gestion d’agenda en ligne favorise l’optimisation de votre temps, le travail de la secrétaire constitue un complément nécessaire à l’organisation la plus efficace possible. D’ailleurs cela représente 90 % de l’activité d’1+1=3 Votre Assistante. Vous aider, c’est notre métier!
