Candide télésecrétaire chez 1+1=3 Votre Assistante depuis plus de 15 ans, nous livre ses secrets sur le métier de secrétaire et sur l’outil Tempora.

🎙️Comment définirais-tu le métier de télésecrétaire ?

C’est un métier qui nécessite d’être rapide et de cibler précisément l’objet de la demande qui n’est pas toujours claire de suite. Aussi, il faut une bonne capacité d’adaptation pour satisfaire chacun de nos clients. En cas de doute, pour ne pas les déranger par erreur, je prends le temps de vérifier les consignes permanentes données par chacun.

🎙️Quel fonctionnalité sur l’outil Tempora te semble le plus utile / efficace ?

Tout l’historique des RDV et messages est d’emblée présent sur la fiche patient dès que je reçois un appel via l’outil Tempora. Ça représente un sacré gain de temps! Aussi, en cas de doublons, pour fusionner 2 fiches patients pour le même appelant, c’est très simple!

🎙️En quoi tu penses aider nos clients ?

Je suis la garante de la bonne organisation de l’agenda de mon client. Par rapport à une plateforme de prise de RDV en ligne, quand j’ai l’appelant au téléphone, j’analyse sa demande. J’attribue les RDV selon le motif prédéfini par le client sur les créneaux horaires correspondants. Par exemple, chez un médecin: pour une pathologie aiguë, des créneaux spécifiques sont prévus sur l’agenda. Certains clients nous expliquent que sans secrétariat téléphonique, il arrive que des patients réservent « un créneau d’urgence » pour un motif médical non urgent (un certificat pour un sport, ou un autre document qui peut attendre), prenant alors la place d’un patient qui en aurait eu vraiment besoin.

🎙️Quel service « exceptionnel » as-tu déjà rendu à un client ?

Chez une pédicure podologue, une patiente qui avait RDV le lendemain appelait pour annuler car elle n’avait pas d’ordonnance pour son bilan podologique. Je lui ai expliqué que la prescription était en lien avec le remboursement CPAM et mutuelle. Cette patiente n’avait pas de mutuelle et avec mes explications, elle finalement choisi de maintenir son RDV pour le lendemain. Sans ce contact direct, le praticien aurait eu une annulation la veille pour le lendemain pas forcément remplacée par la venue d’un autre patient.

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