Dans notre article sur les avantages d’un site pour profession libérale on vous partageait des astuces pour augmenter votre patientèle. Aujourd’hui, on vous propose des conseils pour la garder! Que vous soyez soumis à une rude concurrence ou que vous souhaitiez simplement améliorer la qualité de vos services, vous vous demandez sûrement comment fidéliser votre patientèle. On vous explique en quoi 1+1=3 Votre Assistante vous apporte une réelle valeur ajoutée dans votre activité.
Assurer un accueil de qualité
Tout d’abord, à la première sonnerie, un pré décroché personnalisé au nom de votre cabinet se déclenche. Ensuite, dès que l’une de vos secrétaires est disponible, l’appel lui est présenté sur son poste et elle décroche. Elle accueille l’appelant avec le sourire, en respectant les consignes que vous nous aurez transmises. Conserver un accueil humain est essentiel pour la relation avec vos patients. Cela est beaucoup plus chaleureux qu’un simple site de prise de rendez-vous en ligne! Par ailleurs, grâce à leur analyse des demandes reçues, nos secrétaires vous évitent, ainsi qu’à vos patients, bien des désagréments. Voyons lesquels.
Optimiser la venue de vos patients aux rendez-vous à l’heure prévue
Des travaux à proximité du cabinet ou encore une fête foraine peuvent temporairement causer des ralentissements de la circulation. Lors de la prise de RDV, nous communiquons ces éléments afin d’éviter à tous de prendre du retard! Autre situation, en cet automne, les demandes d’annulation pour cause de test positif au COVID augmentent. Pourtant il est possible de se rendre en consultation dans ce cas, à condition d’avoir la bonne information! C’est ainsi que certains rendez-vous programmés sont maintenus suite aux explications de nos secrétaires. Enfin, décommander en un clic est si facile! Si vous priorisez les appels pour le report de RDV cela permet à vos secrétaires de recueillir le motif d’annulation. Ainsi vous pouvez décider de continuer à recevoir, ou non ce patient (eh oui, ça va dans les 2 sens !). Veiller à la meilleure organisation de vos journées contribue aussi à la satisfaction de vos patients!
Aider les appelants aux besoins spécifiques
Certains de vos patients sont malentendants ou souffrent de surdité. D’autres, ont d’importantes difficultés à s’exprimer. Nous avons la solution pour leur faciliter la tâche! Un numéro de téléphone dédié via lequel ces personnes peuvent nous envoyer un texto pour prendre RDV. De notre côté, nous pouvons aussi leur transmettre des informations plus facilement qu’en leur téléphonant. Une solution qui rend nos services accessibles à tous! Parfois aussi, des personnes âgées nécessitent que nous leur accordions davantage de temps pour parvenir à bien noter le RDV. Nos secrétaires patientes et à l’écoute veillent à la bonne compréhension de la date et de l’heure programmées.
Accompagner en cas d'imprévu
Avoir rendez-vous et se retrouver devant une porte fermée, est très désagréable surtout en l’absence d’explications. Si vous rencontrez un imprévu, nous allons plus loin qu’un simple SMS pour avertir tous vos patients. Nous rédigeons un message texte personnalisé. Par exemple : » Le rdv du jour est annulé pour cause de panne EDF, merci de nous rappeler au …”. Quand les patients nous rappellent, ils savent déjà pourquoi le RDV est annulé. En termes de satisfaction, cette option fait la différence par rapport à un SMS automatique. Et bien sûr nous téléphonons aux personnes pour lesquelles il n’y a pas de numéro de portable renseigné.
Répondre aux questions tout simplement
Parfois, vos patients ont besoin d’avoir un renseignement supplémentaire. Grâce aux consignes laissées aux secrétaires, cela suffit parfois à répondre directement aux appelants. D’autrefois, nous vous laissons un message et leur transmettons votre réponse. En somme, toutes les actions personnalisées que nous réalisons augmentent la satisfaction de vos patients par rapport à une simple plateforme de rendez-vous en ligne!
