1+1=3 Votre Assistante travaille avec Tempora : l'agenda d'un télésecrétariat efficace

L’agenda d’un télésecrétariat efficace

Depuis de nombreuses années, 1+1=3 Votre Assistante travaille avec Tempora. Dans un précédent article nous vous exposions les avantages de ce logiciel pour nos clients comme pour nous. Aujourd’hui nous donnons la parole à nos secrétaires qui nous expliquent en quoi cet outil les aide à être un télésecrétariat efficace.

Amélie explique comment elle gère les annulations de RDV :

Il peut arriver qu’un de nos clients soit souffrant et qu’on doive annuler les rendez-vous sur plusieurs jours. Avec l’envoi groupé de sms, cela va très vite. Généralement ça génère un flot d’appels de la part des patients/clients pour reprendre rendez-vous. Ce que j’aime avec Tempora, c’est qu’en plus de traiter rapidement la demande, je personnalise le sms envoyé. Par exemple : « Le rdv du jour est annulé,  X est souffrant, merci de nous rappeler au …. » On ne peut pas forcément le faire avec tous les logiciels. Là, quand les patients/clients nous rappellent, ils savent déjà pourquoi le RDV est annulé. Avec l’expérience, je peux dire que cette option fait la différence par rapport à un sms automatique. La cause de l’annulation est connue, je gagne du temps à ne pas devoir l’expliquer à l’appelant et je peux rapidement fixer une nouvelle date et passer à l’appel suivant.

1+1=3 Votre Assistante travaille avec Tempora : l'agenda d'un télésecrétariat efficace
L’agenda d’un télésecrétariat efficace

Céline nous parle des messages au praticien :

Avec Tempora on peut envoyer un message par sms ou mail soit au praticien habituel, soit aux remplaçants. J’aime particulièrement cette option qui évite de déranger le client par un appel pendant son activité. La facilité aussi de prévenir un remplaçant par message est vraiment un plus de ce logiciel. Passer d’un environnement de travail à un autre mobilise de l’énergie. Dans ce contexte, pouvoir compter sur un secrétariat aidant est précieux. Avec nous, les remplaçants sont assurément avertis de toute information méritant qu’on leur passe un message en priorité. Et cela sans être interrompus par un appel. Je pense par exemple à un résultat d’analyse d’un patient urgent à transmettre. C’est aussi rassurant pour le praticien habituel de savoir que les messages seront traités au mieux en son absence.

L’importance de l’outil pour un télésecrétariat efficace

Nos secrétaires sont unanimes : pourquoi utiliser Tempora? Parce qu’avec cet outil on peut encore mieux servir nos clients ! Nous sommes bien sûr capables de travailler avec différents logiciels selon la demande. Mais quand on voit comme Tempora nous aide, notamment avec sa flexibilité de paramétrage, cela nous facilite vraiment la tâche. Prévu pour notre profession, il s’adapte facilement à nos besoins pour répondre au mieux aux exigences de nos clients. Une secrétaire bien équipée, exerce encore mieux son métier !

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