Le Docteur Vieillard de Desvres travaille avec un 1 + 1 = 3 Votre Assistante depuis ses débuts, soit 5 ans. Satisfait des services que nous lui proposons, il s’est prêté au jeu de l’interview. Découvrez plus de détails sur notre collaboration au quotidien et sa vision de l’externalisation du secrétariat médical dans cet article!
Pourquoi avoir fait un appel à un télésecrétariat ?
Pour me décharger de toute la partie “appels” que je ne peux pas gérer et parce que je n’avais pas les locaux pour accueillir quelqu’un pour ça.
Que pensez-vous de cette façon de travailler ?
J’ai toujours travaillé ainsi donc je n’ai pas d’éléments de comparaison. Cela dit, ça me convient très bien et les retours de mes patients sont plutôt bons. Vous n’êtes pas sans savoir que je déménage bientôt…La nouvelle maison médicale de Desvres ouvrira dans le courant du printemps 2023. À ce sujet, pour les tâches qui s’y prêtent, je ferai bien entendu appel à vous pour l’externalisation du secrétariat!
Avec 1+1=3, vos patients ont accès à différents supports favorisant la prise de rendez-vous en ligne. Qu’en est-il au sein de votre cabinet ?
1+1=3 met à votre disposition la prise de RDV en ligne. Pour vous faciliter la diffusion de ce service auprès de votre patientèle, on vous fournit un “pack communication” comprenant une page Google MyBusiness, des cartes de visite, un affichage pour votre salle d’attente et un tutoriel.
Effectivement je propose la prise de rendez-vous en ligne. Quand les patients me demandent je leur dis “Vous tapez Dr Vieillard sur Google”, ils cliquent sur le site web et c’est parti! Qu’importe leur génération, ça se passe bien. Pour certains, sur internet, un coup de main des petits-enfants est nécessaire mais globalement ça fonctionne assez bien!
Et côté agenda, comment vous organisez-vous avec les télésecrétaires?
Qu’importe la modification à apporter à votre planning 1+1=3 est là! Nos secrétaires effectuent les changements que vous souhaitez selon vos consignes et ce, au jour le jour.
La gestion d’agenda avec TEMPORA me convient tout à fait. Je sais que les secrétaires peuvent le faire pour moi, mais l’outil est tellement facile à prendre en main que je bouge les créneaux moi-même. Le matin je regarde s’il y a besoin d’ajouter des plages horaires et je le fais si nécessaire. À l’inverse, si des retraits sont possibles, je les gère. Ça me permet de m’adapter au jour le jour aux variations d’activités.
Autre exemple, si j’ai une réunion et que les secrétaires ne sont pas au courant, je modifie mon planning.
Depuis peu, un nouveau service vous est proposé par nos secrétaires, pouvez-vous nous en dire plus ?
Oui, c’est en lien avec WEDA, un logiciel métier avec lequel je travaille tous les jours, exclusivement en ligne. Grâce à ça je peux demander à une secrétaire à distance de trier les documents que j’ai déposés dans un dossier. Concrètement, je scanne et je lis les courriers que je reçois et ensuite Amélie et Mathilde les classent dans les dossiers des patients.
Avant, je passais environ 1h30 chaque semaine à m’en occuper. Je n’avais pas toujours le temps de tout ranger. Maintenant cela est réalisé par mon télésecretariat!
